ORDINARIO CIRCULAR Nº 390 – INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS ORD N° 1188
SENCE INFORMA ORD. (JUR.) N° 390, SANTIAGO, 6 de abril 2020.
MAT.: Regula procedimientos para los organismos técnicos intermedios para capacitación (OTIC), en el marco del Programa de Becas Laborales, atendida la emergencia sanitaria.
Documento adjunto complementa; Resolución Exenta N°1188, de 18 de marzo de 2020, y Resolución Exenta N°1250, de 31 de marzo de 2020, y el dictamen Nº 3610, de 17 de marzo de 2020, de la Contraloría General de la República.
Este procedimiento será válido en el marco de la emergencia sanitaria y hasta que Sence lo disponga.
Sobre Licitaciones año 2020
- Venta de Bases.
Los OTIC podrán realizar el proceso de venta de bases a través de los sistemas informáticos que disponga o a través de correo electrónico.
- Recepción de Propuestas.
Los OTIC podrán realizar el proceso de recepción de propuestas a través de los sistemas informáticos que dispongan o a través de correo electrónico, permitiendo que los OTEC puedan enviar toda la documentación legal que establecen las bases a través de correo electrónico.
EL OTIC deberá enviar a SENCE, a través de correo electrónico el acta de recepción de propuestas y en reemplazo de la firma del OTEC, adjuntar copia de algún comprobante en el que conste la fecha en que presentó su propuesta ante el OTIC respectivo.
- Apertura de Propuestas de Llamados a Licitación
EL acto de apertura de propuestas, para aquellas licitaciones que se encuentran en curso, podrá ser realizada por el OTIC vía remoto (video conferencia u otro), procurando la participación de todos los OTEC proponentes y al Ministro de Fe de SENCE.
- Evaluación de propuestas.
Los OTIC podrán realizar el proceso de evaluación de propuestas de modo on line, sesionado la comisión evaluadora vía remota (video conferencia u otro).
- Firma de contratos o convenios
Los contratos de prestación de servicios podrán ser remitidos por el OTEC de manera digital a los OTIC, acompañando la totalidad de antecedentes exigidos por bases.
Estos antecedentes deberán ser remitidos al Encargado del Programa Becas Laborales en el OTIC respectivo.
6. Suspensión de las actividades de Capacitación
La suspensión de las actividades de capacitación implica lo siguiente:
a) Fase lectiva suspendida para todos los cursos por un periodo de 20 días hábiles a contar del 18 de marzo. Se exime a los OTEC de presentar carta acuerdo firmada por los alumnos para la suspensión. Concluido el plazo de suspensión, los OTEC deberán reiniciar las clases. Asimismo, deberán iniciar o reiniciar, según corresponda, las fases de asistencia técnica y práctica laboral. Lo anterior, según los plazos dispuestos en las bases del programa.
b) La continuidad de las asistencias técnicas y prácticas laborales que a la época de suspensión de las actividades de suspensión (18 de marzo) estuvieran en ejecución deberá ser evaluada y autorizada por el OTIC. No corresponde a las Direcciones Regionales otorgar esa autorización, pronunciamiento o visto bueno.
El OTIC podrá otorgar al OTEC la posibilidad de realizar las actividades de asistencia técnica de forma remota y contar con los verificadores necesarios para validar estas gestiones.
Las gestiones que realice virtualmente el ejecutor deberán ser evidenciadas a través de correos electrónicos de la totalidad de participantes
En cuanto a las prácticas laborales, el ejecutor podrá realizar las actividades de supervisión de la fase de práctica de manera remota.
Las gestiones que realice virtualmente el ejecutor deberán ser evidenciadas por cada participante, considerando el medio utilizado, las actividades supervisadas, la fecha del contacto y el nombre de quien efectuó la supervisión en forma remota.
Estas gestiones serán verificadas por el OTIC, por medio de comunicación con los participantes o una muestra de ellos, derivando a fiscalización aquellos casos en que se detectare alguna discrepancia en cuanto a lo informado por el OTEC.
En caso de que la Práctica Laboral sea suspendida por decisión de la Empresa, el OTEC deberá gestionar que ésta sea retomada por el alumno al término del periodo de suspensión y así completar las horas requeridas, o dar por terminado el proceso sin que se acredite la realización de práctica.
7. Finalización anticipada de la fase lectiva
El ejecutor podrá solicitar vía correo electrónico dirigido al OTIC autorización para cerrar de manera anticipada la fase lectiva de los cursos que cuenten a la fecha de dictación del presente instructivo, un porcentaje de ejecución de las horas de fase lectiva igual o mayor al 75% u 80% en el caso de cursos de transporte y que además cumpla con los siguientes requisitos:
a) Que esta finalización anticipada no implique la reprobación de alguno de los participantes del curso,
b) Que el 100% de participantes que hubieren asistido regularmente al curso, presten su consentimiento de finalizar anticipadamente la fase lectiva a través de una declaración jurada simple otorgada a través de correo electrónico, acompañando copia de su cédula de identidad y,
c) Que, en el caso de ser cursos con Licencia habilitante, el término anticipado no dificulte la obtención de ésta.
Será responsabilidad del OTIC verificar el cumplimiento de estas condiciones.
Esta finalización permitirá al ejecutor gestionar la visación del formulario de cierre de fase lectiva y permitir a los participantes obtener el certificado de aprobación del curso y realizar si corresponde las fases siguientes a la fase lectiva.
La autorización por parte del OTIC deberá quedar registrada en el sistema SIC, en la opción de visación del formulario de cierre anticipado donde además deberá adjuntar los correos asociados a la solicitud. En caso de rechazo, éste deberá informarse vía correo electrónico al ejecutor.
Respecto de la liquidación de la fase, esta corresponde a la ejecución efectivamente realizada y no al 100% del curso.
8. Supervisión
Sin perjuicio de la suspensión de actividades de capacitación decretada por este Servicio Nacional, los OTIC deberán adoptar las medidas de supervisión adecuadas atendida la emergencia.
Una vez terminada la emergencia sanitaria el encargado de SENCE-OTIC evaluará con cada uno de estos organismos la planificación y continuidad de esta actividad.
Acogiéndose el OTEC al procedimiento aprobado a través de la Resolución Exenta N° 1250, de 31 de marzo de 2020, de este Servicio Nacional, el OTIC deberá efectuar las labores de supervisión y fiscalización de las actividades del OTEC, para ello deberá considerar mecanismos a distancia que permitan comprobar que las actividades de capacitación se estén desarrollando en la forma que han sido autorizadas.
9. Entrega de Certificados y Diplomas
Si bien las ceremonias de entrega de certificados y diplomas se encuentran suspendidas, el ejecutor deberá realizar las gestiones que correspondan para que el OTIC pueda visar el cierre de la fase lectiva, asistencia técnica y/o práctica laboral según corresponda y así habilitar la información para que los participantes que hubieren aprobado el curso puedan acceder a la opción de cursos realizados, habilitado en la página web del servicio (www.sence.cl o http://eligemejor.sence.cl). Desde esta opción cada participante podrá acceder a los cursos que hubiere realizado y bajar el certificado que contiene todo el detalle de la capacitación realizada.
Una vez superada la emergencia sanitaria el OTEC podrá realizar la ceremonia de entrega de diplomas.
10. Procedimiento para la solicitud de pagos
Para la solicitud de pagos, el ejecutor deberá enviar a través de correo electrónico dirigido al OTIC, toda la documentación exigida por bases, a excepción del acta de entrega de certificados, escaneada y legible.
Una vez superada la emergencia, el OTEC deberá remitir al OTIC toda la documentación relacionada a los pagos, en original, para de esta manera dar cumplimiento a la normativa del programa.
11. Anticipos
Los OTIC deberán pagar los anticipos solicitados por los ejecutores, siempre y cuando se cumplan con las condiciones establecidas en las bases del programa.
12. Preliquidación de Fase Lectiva
En el caso de aquellos cursos que se encuentren con un avance superior al 20% de ejecución, los OTEC podrán solicitar la preliquidación de la fase lectiva en función de la asistencia de los participantes. (Según el número de horas del curso establecidas en la propuesta del ejecutor).
La preliquidación implica el reembolso a los OTEC de los subsidios entregados a los participantes y al pago de las horas de capacitación efectivamente realizadas por éste, según la asistencia de cada participante, y de acuerdo a la diferencia que se produzca en caso de haber percibido anticipo.
En consecuencia, el ejecutor podrá solicitar pago de capacitación proporcional a la asistencia de los participantes, según registro de asistencia en el libro de clases manual, al cual se descontará el anticipo pagados anteriormente.
Esta preliquidación también es aplicable para los cursos seleccionados o adjudicados con asistencia técnica o práctica laboral que hubieren finalizado la fase lectiva del curso.
Para la solicitud de esta preliquidación, el ejecutor deberá enviar copia del libro de clases, de la planilla de recepción de subsidios diarios y la planilla disponible en el anexo N°1 de este instructivo.
Toda la documentación debe enviarse conforme a lo detallado en el numeral 10 de este instructivo.
